Zamówienia publiczne poniżej 170 000 zł netto – zasady udzielania, obowiązki zamawiającego i najczęstsze błędy

1.Od jakiej wartości stosuje się Prawo zamówień publicznych?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 PZP ustawę stosuje się do udzielania zamówień klasycznych przez zamawiających publicznych, jeżeli ich wartość jest równa lub przekracza 170 000 zł netto, z uwzględnieniem pozostałych przesłanek wynikających z ustawy.

Oznacza to, że zamówienie klasyczne o wartości niższej niż 170 000 zł netto jest co do zasady wyłączone z obowiązku stosowania procedur PZP przewidzianych dla takich zamówień. Nie należy jednak utożsamiać tego wyłączenia z brakiem jakichkolwiek obowiązków prawnych.

Przed rozpoczęciem zakupu należy ustalić w szczególności:

• czy zamawiający należy do kategorii podmiotów objętych wskazanym przepisem;
• czy przedmiot zamówienia i jego wartość zostały prawidłowo określone;
• czy zakup nie podlega odrębnym regulacjom, w tym dotyczącym zamówień sektorowych lub zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa;
• czy nie obowiązują szczególne przepisy, regulamin zakupowy albo warunki finansowania, które przewidują dodatkowe wymagania.

Próg 170 000 zł netto nie jest uniwersalną granicą, poniżej której każdy zakup każdego podmiotu pozostaje poza wszystkimi przepisami dotyczącymi zamówień. Zakres zastosowania ustawy trzeba oceniać z uwzględnieniem statusu zamawiającego, rodzaju zamówienia i właściwych przepisów szczególnych.

2.Jakie zasady obowiązują przy zamówieniach poniżej progu?

W przypadku zamówień nieobjętych PZP nie ma jednej, identycznej dla wszystkich zamawiających procedury udzielania zakupów. Sposób postępowania zależy m.in. od statusu zamawiającego, źródła finansowania, wewnętrznych regulacji oraz przepisów szczególnych.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności.

Celowość i oszczędność wydatków

Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do dokonywania wydatków zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Wydatki powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z uwzględnieniem uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków do osiągnięcia założonych celów.

W praktyce oznacza to, że wybór oferty nie powinien być przypadkowy. Zamawiający powinien umieć wykazać, dlaczego przyjęty sposób zakupu był uzasadniony i dlaczego wybrana oferta odpowiadała potrzebom jednostki.

Najniższa cena nie zawsze będzie jedynym racjonalnym kryterium. Znaczenie mogą mieć również jakość, trwałość, koszty eksploatacji, termin realizacji, gwarancja czy serwis – o ile odpowiadają rzeczywistym potrzebom i zostały odpowiednio uwzględnione przy wyborze.

Zasady wynikające z regulaminu zamawiającego

Zamawiający może określić w regulaminie wewnętrznym sposób przeprowadzania zakupów poniżej progu PZP. Regulamin może przewidywać m.in.:

• progi wartościowe i odpowiadające im sposoby wyboru wykonawcy;
• obowiązek przeprowadzenia rozeznania rynku;
• wymóg uzyskania określonej liczby ofert lub sporządzenia notatki z porównania cen;
• zasady akceptacji zakupu i zawierania umów;
• sposób dokumentowania czynności;
• zasady postępowania w razie braku odpowiedzi na zapytanie lub otrzymania tylko jednej oferty.

Jeżeli regulamin przewiduje konkretną procedurę, osoby dokonujące zakupu powinny jej przestrzegać. Nie należy zastępować obowiązującego regulaminu własną, doraźnie przyjętą metodą postępowania.

Uczciwe i przejrzyste postępowanie

Nawet jeżeli konkretne zamówienie nie podlega PZP, przejrzystość postępowania i możliwość uzasadnienia dokonanego wyboru mają istotne znaczenie praktyczne. Szczególnie ważne jest to przy wydatkowaniu środków publicznych oraz przy zakupach podlegających kontroli.

Zakres konkretnych obowiązków zależy jednak od podstawy prawnej i okoliczności zakupu. Nie należy automatycznie przenosić na wszystkie zamówienia podprogowe pełnego katalogu zasad i formalności przewidzianych w PZP.

3.Jak prawidłowo oszacować wartość zamówienia?

Prawidłowe ustalenie wartości jest jednym z najważniejszych etapów przygotowania zakupu. Od tej czynności może zależeć nie tylko wybór procedury wewnętrznej, lecz także ustalenie, czy należy stosować PZP.

Wartość zamówienia objętego zasadami PZP ustala się bez podatku VAT, z należytą starannością, zgodnie z przepisami ustawy dotyczącymi szacowania wartości. W praktyce należy oprzeć się na realnych danych, np. aktualnych cenach rynkowych, wcześniejszych zakupach, cennikach lub informacjach uzyskanych od wykonawców.

Przy szacowaniu trzeba uwzględnić rzeczywisty zakres potrzeb zamawiającego. Nie można sztucznie zaniżać wartości ani dzielić zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów PZP.

Czy zamówienie można podzielić na części?

Sam podział zamówienia na części nie jest zakazany. Może być uzasadniony względami organizacyjnymi, technicznymi, ekonomicznymi lub potrzebą zwiększenia dostępności zamówienia dla różnych wykonawców.

Należy jednak odróżnić dopuszczalny podział przedmiotu zamówienia od sztucznego rozdzielania zakupów w celu obejścia ustawowego progu.

Przykładowo, jeżeli jednostka planuje zakup kilku podobnych usług, które stanowią element jednej przewidywalnej potrzeby, nie powinna automatycznie traktować każdej faktury lub pojedynczego zlecenia jako odrębnego zamówienia tylko dlatego, że jego wartość jest niższa od progu.

Ocena powinna uwzględniać m.in. charakter świadczeń, możliwość ich przewidzenia, okres realizacji oraz relację między poszczególnymi zakupami. Nie istnieje jedna prosta reguła, zgodnie z którą wszystkie zakupy podobnego rodzaju zawsze trzeba sumować albo zawsze można je rozdzielać.

4.Czy przy zamówieniu poniżej 170 000 zł trzeba uzyskać trzy oferty?

Nie ma uniwersalnego przepisu, który nakazywałby każdemu zamawiającemu uzyskanie trzech ofert przy każdym zakupie poniżej progu PZP.

Obowiązek taki może jednak wynikać z regulaminu wewnętrznego, zasad udzielania dotacji, umowy o dofinansowanie albo właściwych wytycznych. Dlatego przed rozpoczęciem zakupu należy sprawdzić, jakie wymagania dotyczą konkretnej jednostki i konkretnego źródła finansowania.

Jeżeli nie ma obowiązku uzyskania określonej liczby ofert, sposób rozeznania rynku powinien być dostosowany do wartości i charakteru zamówienia. W przypadku prostego, powszechnie dostępnego zakupu wystarczające może być udokumentowane porównanie aktualnych cen. Przy zakupie bardziej złożonym uzasadnione może być skierowanie zapytania do kilku wykonawców albo publiczne opublikowanie zapytania.

Warto również pamiętać, że liczba uzyskanych ofert sama w sobie nie przesądza o prawidłowości postępowania. Istotne są także porównywalność ofert, adekwatność kryteriów wyboru oraz możliwość wykazania, że decyzja była uzasadniona.

Jeżeli zamawiający wysłał zapytanie do kilku wykonawców, lecz otrzymał tylko jedną ofertę, nie oznacza to automatycznie konieczności unieważnienia zakupu. Należy sprawdzić właściwy regulamin i warunki finansowania oraz udokumentować przebieg rozeznania rynku.

5.Czy trzeba opublikować zapytanie ofertowe?

W przypadku zamówień poniżej progu PZP nie istnieje jeden powszechny obowiązek publikowania każdego zapytania ofertowego w określonym portalu. Wymóg publikacji może jednak wynikać z przepisów szczególnych, regulaminu zamawiającego albo zasad finansowania.

W praktyce trzeba rozróżnić co najmniej trzy sytuacje:

1. Zakup finansowany ze środków własnych – sposób wyboru wykonawcy określają właściwe przepisy, regulamin i zasady gospodarowania środkami. Publikacja zapytania może być uzasadniona, ale nie zawsze jest obowiązkowa.
2. Zakup objęty warunkami dotacji lub innego finansowania – mogą obowiązywać dodatkowe wymogi dotyczące konkurencyjności, publikacji zapytania, terminów, kryteriów i dokumentowania postępowania.
3. Zakup podlegający PZP – należy stosować właściwe przepisy ustawy, w tym wymagania dotyczące ogłoszeń i komunikacji, odpowiednio do rodzaju postępowania.

Nie należy zatem przyjmować ani że każde zamówienie podprogowe wymaga publikacji w Bazie Konkurencyjności, ani że zamawiający nigdy nie musi publikować zapytania.

6.Zamówienia poniżej progu finansowane ze środków Unii Europejskiej

Szczególnej uwagi wymagają zakupy realizowane w projektach współfinansowanych ze środków europejskich. W takich przypadkach zastosowanie mogą mieć Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, warunki programu, umowa o dofinansowanie oraz dokumenty określające zasady realizacji projektu.

Na dzień 14 października 2026 r. należy uwzględniać wersję wytycznych obowiązującą od 25 maja 2026 r., a także sprawdzić postanowienia właściwego programu i umowy o dofinansowanie.

W zależności od okoliczności może być wymagane zastosowanie zasady konkurencyjności. Może ona wiązać się m.in. z:

• opublikowaniem zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności;
• określeniem przedmiotu zamówienia i warunków udziału w sposób zapewniający uczciwą konkurencję;
• wskazaniem kryteriów oceny ofert oraz sposobu ich stosowania;
• zapewnieniem wykonawcom odpowiedniego czasu na przygotowanie ofert;
• przestrzeganiem zasad dotyczących konfliktu interesów i powiązań;
• udokumentowaniem przebiegu postępowania oraz uzasadnieniem wyboru wykonawcy.

Dokładny zakres wymagań należy ustalić na podstawie aktualnych wytycznych i dokumentacji danego projektu. Nie każdy zakup finansowany ze środków europejskich podlega identycznej procedurze, a samo finansowanie unijne nie oznacza automatycznie konieczności stosowania zasady konkurencyjności w każdym przypadku.

Jeżeli zamówienie podlega PZP, należy uwzględnić relację między ustawową procedurą a zasadami kwalifikowalności wydatków. Nie powinno się bez analizy stosować równolegle dwóch procedur tak, jakby zawsze obowiązywały niezależnie od siebie.

Naruszenie warunków kwalifikowalności może prowadzić do zakwestionowania wydatku, a w określonych przypadkach również do korekty finansowej lub obowiązku zwrotu części dofinansowania.

7.Jak wybrać wykonawcę i udokumentować decyzję?

Wybór wykonawcy powinien wynikać z wcześniej określonych potrzeb oraz sposobu przeprowadzenia zakupu. Warto unikać sytuacji, w której kryteria są dopasowywane dopiero po otrzymaniu ofert, aby uzasadnić wybór konkretnego podmiotu.

Praktyczny przebieg zakupu może obejmować następujące czynności:

1. Określenie potrzeby i przedmiotu zakupu.
2. Oszacowanie wartości oraz sprawdzenie, czy zamówienie podlega PZP.
3. Ustalenie właściwej procedury na podstawie regulaminu, przepisów szczególnych i źródła finansowania.
4. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz określenie sposobu porównania ofert.
5. Przeprowadzenie rozeznania rynku albo procedury konkurencyjnej, jeżeli jest wymagana.
6. Porównanie otrzymanych ofert i sporządzenie uzasadnienia wyboru.
7. Uzyskanie wymaganych akceptacji i zawarcie umowy lub złożenie zamówienia.
8. Zgromadzenie dokumentacji i potwierdzenie wykonania świadczenia przed rozliczeniem wydatku.

Zakres dokumentacji powinien odpowiadać wymaganiom właściwej procedury. W praktyce warto zachować co najmniej dokument określający potrzebę zakupu, materiały wykorzystane do szacowania wartości, zapytania i otrzymane oferty, zestawienie porównawcze, uzasadnienie wyboru, wymagane zgody oraz dokumenty potwierdzające realizację i rozliczenie zamówienia.

Jeżeli oferty porównuje się według kilku kryteriów, należy wskazać sposób oceny i wyjaśnić, dlaczego wybrana oferta uzyskała najlepszy wynik. Gdy zamawiający odstępuje od standardowego sposobu postępowania przewidzianego w regulaminie, powinien sprawdzić, czy jest to dopuszczalne, oraz udokumentować podstawę takiej decyzji.

8.Czy umowa musi być zawarta na piśmie?

Odpowiedź zależy od rodzaju zamówienia, przepisów dotyczących danej umowy, regulaminu zamawiającego oraz warunków finansowania.

Nie można przyjąć, że każde zamówienie poniżej progu PZP zawsze wymaga pisemnej umowy. W niektórych sytuacjach zawarcie umowy może nastąpić w innej dopuszczalnej formie, np. przez przyjęcie oferty i złożenie zamówienia, o ile spełnione są wymagania wynikające z właściwych przepisów.

W przypadku zamówień o większej wartości, świadczeń rozłożonych w czasie, usług specjalistycznych lub zakupów obarczonych istotnym ryzykiem zasadne jest jednak zawarcie umowy w formie pisemnej. Pozwala to precyzyjnie określić m.in.:

• zakres i standard świadczenia;
• cenę oraz warunki płatności;
• termin i sposób realizacji;
• zasady odbioru;
• odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy;
• warunki gwarancji, reklamacji i rozwiązania umowy.

Forma umowy powinna być ustalona przed zaciągnięciem zobowiązania, z uwzględnieniem przepisów szczególnych i wewnętrznych zasad obowiązujących u zamawiającego.

9.Najczęstsze błędy przy zamówieniach podprogowych

Do typowych błędów należą:

1. Nieprawidłowe szacowanie wartości. Zamawiający opiera się wyłącznie na pojedynczej fakturze lub zamówieniu, nie analizując całej przewidywalnej potrzeby.
2. Sztuczne dzielenie zakupów. Zakupy są rozdzielane wyłącznie po to, aby nie przekroczyć progu stosowania PZP.
3. Pomijanie regulaminu wewnętrznego. Osoba odpowiedzialna za zakup nie sprawdza, czy regulamin przewiduje określoną liczbę ofert, wymóg zgody przełożonego albo konkretny sposób dokumentowania.
4. Przyjmowanie, że trzy oferty są zawsze obowiązkowe albo nigdy nie są potrzebne. Właściwa odpowiedź zależy od przepisów i zasad mających zastosowanie do danego zamówienia.
5. Niedostosowanie procedury do źródła finansowania. Zamawiający nie weryfikuje, czy umowa o dofinansowanie lub wytyczne wymagają publikacji zapytania albo zastosowania zasady konkurencyjności.
6. Niejasne kryteria wyboru. Zamawiający porównuje oferty według nieokreślonych wcześniej przesłanek lub nie potrafi wyjaśnić, dlaczego wybrał konkretną ofertę.
7. Brak dokumentacji. Po zakończeniu zakupu nie można ustalić, jak oszacowano wartość, jakie oferty rozważano i na jakiej podstawie dokonano wyboru.
8. Zbyt ogólny opis przedmiotu zamówienia. Nieprecyzyjny opis utrudnia porównanie ofert, zwiększa ryzyko nieporozumień i może prowadzić do zakupu nieodpowiadającego potrzebom jednostki.
9. Brak weryfikacji umowy i realizacji świadczenia. Zamawiający nie określa wystarczająco jasno warunków wykonania zamówienia albo nie dokumentuje jego odbioru.

Ryzyko związane z tymi błędami zależy od okoliczności. Może obejmować problemy podczas kontroli, zakwestionowanie wydatku, odpowiedzialność wynikającą z właściwych przepisów lub spór z wykonawcą.

10.Lista kontrolna przed udzieleniem zamówienia poniżej 170 000 zł

Przed rozpoczęciem zakupu warto sprawdzić:

• Czy prawidłowo określono przedmiot zamówienia i oszacowano jego wartość?
• Czy ustalono, czy do zamówienia stosuje się PZP lub przepisy szczególne?
• Czy sprawdzono regulamin zakupowy zamawiającego?
• Czy zweryfikowano źródło finansowania i ewentualne wymagania dotyczące konkurencyjności?
• Czy sposób rozeznania rynku odpowiada wartości i charakterowi zakupu?
• Czy opis zamówienia i sposób porównania ofert są wystarczająco precyzyjne?
• Czy wybór wykonawcy można uzasadnić na podstawie zgromadzonych dokumentów?
• Czy uzyskano wymagane zgody i zawarto umowę lub złożono zamówienie w odpowiedniej formie?
• Czy udokumentowano wykonanie świadczenia i prawidłowo rozliczono wydatek?

—Podsumowanie

Zamówienia publiczne o wartości poniżej 170 000 zł netto dają zamawiającym większą elastyczność proceduralną, ale nie zwalniają ich z obowiązku prawidłowego gospodarowania środkami ani z przestrzegania regulacji właściwych dla danego zakupu.

Kluczowe znaczenie mają: prawidłowe oszacowanie wartości, sprawdzenie właściwej procedury, przestrzeganie regulaminu, uwzględnienie warunków finansowania oraz rzetelne udokumentowanie wyboru wykonawcy.

Nie ma jednej procedury odpowiedniej dla wszystkich zamówień podprogowych. Przed udzieleniem konkretnego zamówienia należy ustalić, jakie przepisy, regulacje wewnętrzne i warunki finansowania mają do niego zastosowanie.

—Podstawy prawne i źródła

1. Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, w szczególności art. 2 ust. 1 pkt 1 oraz przepisy dotyczące ustalania wartości zamówienia.
2. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 44 ust. 3.
3. Ustawa z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1173).
4. Urząd Zamówień Publicznych – materiały dotyczące zamówień podprogowych i dobrych praktyk.
5. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 – w wersji właściwej dla danego projektu i okresu stosowania.