W myśl Dyrektywy 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (Dz.U.UE.L.2014.94.65) „pomocnicze działania zakupowe” oznaczają działania polegające na zapewnieniu wsparcia prawnego i merytorycznego dla działań zakupowych jednostek sektora finansów publicznych, w szczególności w następujących formach:
- infrastruktury technicznej umożliwiającej instytucjom zamawiającym udzielanie zamówień publicznych lub zawieranie umów ramowych na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
- doradztwa dotyczącego prowadzenia lub planowania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
- przygotowania postępowań o udzielenie zamówienia i zarządzania nimi w imieniu i na rzecz danej instytucji zamawiającej.
W związku z powyższymi zapisami art. 37 ustawy pzp stanowi tym samym:
„1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia oraz organizuje konkurs.
- Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub organizację konkursu, w ramach pomocniczych działań zakupowych, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej.
- Pomocnicze działania zakupowe polegają na zapewnieniu zamawiającemu wsparcia w związku z udzielaniem zamówienia lub organizacją konkursu, w szczególności przez:
1) zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych;
2) doradztwo dotyczące planowania, przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub organizacji konkursu;
3) przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia;
4) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego.
- Podmioty, o których mowa w ust. 2, realizując pomocnicze działania zakupowe, o których mowa w ust. 3 pkt 4, działają jako pełnomocnicy zamawiającego.
Reasumując, zarówno przepisy Unii Europejskiej jak i nasze krajowe dopuszczają możliwość powierzenia pomocniczych działań zakupowych własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej.
Pomocnicze działania zakupowe polegają szeregu czynności, w imieniu i na rzecz zamawiającego, zapewniających wsparcie merytoryczne i prawne dla działań zakupowych jednostek sektora finansów publicznych, w szczególności poprzez pełną logistykę oraz zapewnienie zaplecza technicznego umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych, a także doradztwo dotyczące planowania, przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W takim przypadku zamawiający nadal posiada status stricte zamawiającego, a własna jednostka organizacyjna zamawiającego lub osoba trzecia, działają jako jego pełnomocnicy. Osoba trzecia może być osobą prawną i działać przez swoje organy, a także – osobą fizyczną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Własna jednostka organizacyjna oraz osoba trzecia nie mają statusu zamawiającego. Nie mogą im być powierzone również czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego określone w ustawie pzp. Ich wykonywanie kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie tylko pracownikom zamawiającego. Osoba trzecia może natomiast przedstawiać kierownikowi zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występować z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.
Przepisy ustawy pzp dają możliwość powierzenia pełnomocnikom odrębnie przygotowania postępowania, a także odrębnie przeprowadzenie postępowania.
Zamawiający może również powierzyć własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej wykonanie niektórych czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia.
Możliwe jest także dokonanie przez zamawiającego czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania, a następnie powierzenie własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej wyłącznie dokonania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania.
Spectrum możliwości jest wiele.
Istota wprowadzenia do ustawy „pomocniczych zdań zakupowych” daje uprawnienie do powierzania systemu zakupowego podmiotowi trzeciemu, który posiada profesjonalną wiedzę i doświadczenie, których często wymaga przedmiot zamówienia publicznego.
Prawidłowo przeprowadzona procedura zakupowa (zarówno dla zamówień poniżej 130 000 złotych, jak i powyżej), bez zbędnej zwłoki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i orzecznictwem jest możliwa dzięki podmiotom trzecim specjalizującym się w zamówieniach publicznych.